Ajopäiväkirja: mitä verottaja vaatii ja miten kilometrit kirjataan

Ajopäiväkirjalla osoitat verottajalle, mitkä ajot olivat työajoja ja paljonko autolla ajettiin koko vuonna. Jokaisesta työajosta kirjataan ajankohta, lähtö- ja päätepaikka, matkamittarin lukemat, pituus, tarkoitus ja kuljettaja. Paperivihko, Excel ja sovellus kelpaavat yhtä hyvin, kun nämä tiedot löytyvät.

Valmis pohja löytyy sivulta ajopäiväkirjapohja Excel. Vuoden 2026 korvausmäärät ovat oppaassa kilometrikorvaus 2026.

Mitä verottaja vaatii ajopäiväkirjaan?

Verohallinto ei määrää tiettyä lomaketta. Se määrittelee sisällön. Yksityisen elinkeinonharjoittajan ajoneuvokuluja koskevan ohjeen mukaan jokaisesta elinkeinotoimintaan liittyvästä ajosta merkitään:

• ajon alkamis- ja päättymisajankohta
• ajon alkamis- ja päättymispaikka sekä tarvittaessa ajoreitti
• matkan pituus
• ajon tarkoitus
• matkamittarin lukema ajon alussa ja lopussa
• auton käyttäjä

Lisäksi ajopäiväkirjasta on käytävä ilmi autolla verovuonna ajettu kokonaiskilometrimäärä. Sen perusteella ratkaistaan, kuuluuko auto elinkeinotoimintaan vai yksityistalouteen. Yksityisajoista riittää pelkkä kilometrimäärä.

Kirjoita tarkoitus niin, että ulkopuolinen voi tarkistaa sen. "Asiakastapaaminen, tarjous 1042, Asiakas Oy" yksilöi ajon. Pelkkä "työajo" tai "asiakaskäynti" ei kerro, liittyikö matka tulonhankintaan. Verohallinnon ohjeen esimerkissä yleisluontoiset merkinnät ilman kellonaikoja eivät riittäneet vähennyksen perusteeksi.

Esimerkkirivi: näin kilometrit kirjataan

Seuraava rivi on keksitty esimerkki. Se näyttää, miltä yksi täydellinen työajon merkintä näyttää.

Merkitse rivi heti ajon jälkeen. Jälkikäteen kalenterista koottu vuosi on heikompi selvitys, jos Verohallinto pyytää ajopäiväkirjaa. Kirjaa vuoden alussa ja lopussa matkamittarin lukema, niin kokonaiskilometrit selviävät ilman erillistä laskemista.

Sähköinen vai paperinen ajopäiväkirja?

Molemmat kelpaavat. Verohallinnon luontoisetuohjeen mukaan ajopäiväkirja voi olla manuaalinen tai elektroninen. Valitse tapa, jota jaksat käyttää joka ajolla.

Jos haluat tulostettavan tai Excelissä täytettävän version, lataa ilmainen ajopäiväkirjapohja.

Toiminimi: kilometrien kirjaaminen ja lisävähennys

Toiminimen verotuksessa ajopäiväkirja ratkaisee ensin, mihin auto kuuluu. Auto kuuluu elinkeinotoiminnan kalustoon, jos se on hankittu elinkeinotoimintaa varten ja yli 50 prosenttia ajokilometreistä on elinkeinotoiminnan ajoja. Jos työajoja on 50 prosenttia tai vähemmän, auto kuuluu yksityistalouteen.

• Yksityistalouden auto: työajoista tehdään lisävähennys elinkeinotoiminnan veroilmoituksella. Enimmäismäärä lasketaan Verohallinnon kilometrikorvauksen mukaan, vuonna 2026 henkilöautolla 55 senttiä kilometriltä. Vähennys edellyttää ajopäiväkirjaa tai muuta luotettavaa selvitystä.
• Elinkeinotoiminnan auto: vähennetään todelliset kulut. Yksityisajojen osuus kuluista lisätään tuottoihin, ja se lasketaan ajopäiväkirjan yksityiskilometreillä.

Asunnon ja yrityksen toimipaikan väliset matkat ovat yksityisajoa. Ne vähennetään henkilökohtaisessa verotuksessa matkakuluina. Jos ajat samaan kohteeseen säännöllisesti, esimerkiksi kerran viikossa, Verohallinto hyväksyy selvitykseksi myös matkan pituuden ja ajokertojen määrän. Kokonaiskilometrit on silti selvitettävä aina. Toiminimen ja osakeyhtiön eroista kerrotaan tarkemmin vertailussa toiminimi vai osakeyhtiö.

Osakeyhtiö: kilometrikorvaus matkalaskulla

Osakeyhtiö voi maksaa omistajayrittäjälle verovapaata kilometrikorvausta yhtiön asioissa tehdyistä työmatkoista. Ehto on, että Verohallinnon päätöksen edellytykset täyttyvät ja omistajayrittäjä laatii matkoista matkalaskun. Sama koskee palkansaajaa.

Matkalaskusta on selvittävä:

• matkan tarkoitus ja kohde (osoite) sekä tarvittaessa reitti
• matkustamistapa eli kulkuneuvo
• matkan alkamis- ja päättymisajankohdat päivämäärineen ja kellonaikoineen
• ajettu kilometrimäärä ja yksikköhinta

Ajopäiväkirja tuottaa nämä tiedot valmiiksi, joten matkalasku syntyy siitä kuukauden lopussa. Kotoa varsinaiselle työpaikalle ajettu matka ei ole työmatka, eikä siitä voi maksaa verovapaata korvausta. Korvaussummat ajoneuvoittain löydät oppaasta kilometrikorvaus 2026, ja laskun voi tarkistaa kilometrikorvauslaskurilla.

Autoetu ja ajopäiväkirja

Autoedun kuukausiarvon käyttökustannusosuus olettaa, että yksityisajoja on 18 000 kilometriä vuodessa. Jos ajat jatkuvasti vähemmän yksityisajoja, pääset ajopäiväkirjan avulla edullisempaan verotusarvoon. Jos yksityisajoja on ilmeisesti yli 18 000 kilometriä, edun arvoa voidaan korottaa verotuksessa.

Ajopäiväkirjaa tarvitaan myös, jos työajoja kertyy yli 30 000 kilometriä vuodessa. Silloin edun perusarvo on 80 prosenttia normaalista. Autoetua varten ajopäiväkirjasta pitää näkyä päivittäin ajetut kilometrit jaettuina työ- ja yksityisajoihin. Työajoista merkitään samat tiedot kuin yllä. Palkansaaja säilyttää ajopäiväkirjan itse ja toimittaa sen Verohallinnolle vain pyydettäessä.

Kuinka kauan ajopäiväkirja säilytetään?

Yrittäjällä ajopäiväkirja on osa kirjanpitoaineistoa. Kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaan tositteet ja muu kirjanpitoaineisto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Kalenterivuoden 2026 tilikauden aineisto säilytetään siis vähintään vuoden 2032 loppuun.

Jos sovellus toimii vain tilauksella, vie raportit omaan arkistoosi vuosittain. Muuten tiedot voivat kadota, kun lopetat palvelun. Palkansaajan kannattaa säilyttää oma ajopäiväkirjansa samassa paikassa kuin muut verotuksen tositteet.

Mitä tapahtuu, jos ajopäiväkirjaa ei ole?

Ilman ajopäiväkirjaa tai muuta luotettavaa selvitystä vähennykselle ei ole näyttöä. Verohallinnon ohjeiden mukaan seuraukset ovat nämä:

• Lisävähennys evätään. Jos yksityisvaroihin kuuluvalla autolla ajettuja työajoja ei selvitetä luotettavasti, lisävähennystä ei tehdä eikä auton kuluja voi muutenkaan vähentää.
• Kokonaiskilometrit puuttuvat. Jos vuoden kokonaiskilometrejä ei selvitetä, auton kuulumista yksityisvaroihin ei voida todentaa, eikä lisävähennystä myönnetä.
• Yksityisajot arvioidaan. Elinkeinotoiminnan autossa yksityisajojen osuus arvioidaan, jos sitä ei ole esitetty luotettavasti.
• Veronkorotus. Perusteettomasta vähennysvaatimuksesta voidaan määrätä veronkorotus. Perustaso on 2 prosenttia lisätystä tulosta, ja luonnolliselle henkilölle vähimmäismäärä on 75 euroa.

Esimerkki: toiminimiyrittäjä on vaatinut 4 000 euron lisävähennyksen, jota hän ei pysty osoittamaan. Tuloon lisätään 4 000 euroa, ja perustason veronkorotus on 2 prosenttia eli 80 euroa. Lisäksi hän maksaa veron lisätystä tulosta. Laskelma on esimerkki, ja todellinen lisävero riippuu omasta veroprosentista.

Muut yrittäjän vähennykset on koottu listaan yrittäjän vähennykset 2026, ja verotuksen kokonaiskuva on oppaassa yrittäjän verotus 2026.

Tämä artikkeli on yleistä tietoa ajopäiväkirjasta verotuksessa vuonna 2026 eikä korvaa henkilökohtaista veroneuvontaa. Yksittäistapauksissa kannattaa olla yhteydessä omaan kirjanpitäjään tai Verohallinnon neuvontaan.