Ajopäiväkirja on koko kilometrikorvausjärjestelmän kulmakivi. Ilman luotettavaa ajopäiväkirjaa Verohallinto voi evätä korvauksen tai lisävähennyksen jälkikäteistarkastuksessa. Tämä ilmainen Excel-pohja täyttää kaikki Verohallinnon vaatimat kentät ja toimii sekä työnantajan maksamalle korvaukselle että toiminimen lisävähennykselle.
Yhteenveto
- Sisältää: kaikki Verohallinnon pakolliset kentät
- Muoto: Excel (.xlsx), tulostettavissa
- Sopii: palkansaaja, toiminimi, OY:n omistajayrittäjä
- Säilytys: 6 v verovuoden päättymisestä (KPL 2:10)
- Vaihtoehto: GPS-sovellus (eTasku, Driversnote)
Mitä pohja sisältää
Pohja on rakennettu Verohallinnon syventävän ohjeen mukaisesti. Yhteen riviin kirjataan yksi ajo, ja kaava laskee automaattisesti ajetut kilometrit matkamittarin lukemista. Yhteenvetokenttä summaa kuukausittain ja vuosittain työajot ja yksityisajot erikseen.
| Kenttä | Vaadittu? | Lähde |
|---|---|---|
| Päivämäärä ja kellonaika | Pakollinen | Verohallinto, syventävä ohje |
| Lähtö- ja päätepaikka (osoite) | Pakollinen | Verohallinto |
| Matkamittarin lukema alku/loppu | Pakollinen | Verohallinto |
| Ajetut kilometrit | Pakollinen | Verohallinto |
| Matkan tarkoitus (työ/yksityinen) | Pakollinen | Verohallinto |
| Asiakas tai kohde työajoissa | Pakollinen | Verohallinto |
| Reitti, jos ei ilmiselvä | Suositus | Verohallinto |
| Käyttäjä (jos useita kuljettajia) | Suositus | KKO 2010:6 |
Verohallinnon pakolliset tiedot: yksityiskohdat
Jokaisesta työajosta kirjataan ajankohta, lähtö- ja päätepaikka, tarvittaessa reitti, matkan pituus, tarkoitus, matkamittarin lukemat ja kuljettaja. Lisäksi ajopäiväkirjasta on käytävä ilmi auton koko vuoden kilometrit. Merkintöjen tarkkuus, toiminimen ja osakeyhtiön ero sekä puuttuvan ajopäiväkirjan seuraukset on selitetty oppaassa ajopäiväkirja: mitä verottaja vaatii.
Täytetty esimerkkirivi
| Päivä | Reitti | Tarkoitus | Mittari alku–loppu | Työajo |
|---|---|---|---|---|
| 19.9.2026 | Rovaniemi–Kemijärvi–Rovaniemi | Asiakastapaaminen, Asiakas Oy / tarjous 1042 | 42 310–42 492 km | 182 km |
Pelkkä merkintä ”asiakaskäynti” on heikko, jos ajoa kysytään myöhemmin. Yksilöi asiakas tai kohde niin, että matkan yhteys tulonhankintaan voidaan tarkistaa. Kirjaa myös yksityisajot tai vähintään kokonaiskilometrit, jos auton jako yritys- ja yksityisvarallisuuteen ratkaistaan ajopäiväkirjasta.
Pohjan käyttöohje
- Lataa ajopaivakirjapohja.xlsx ja avaa Excelissä, LibreOffice Calcissa tai Google Sheetsissä.
- Täytä yläosaan kuljettajan nimi, ajoneuvo ja sen rekisterinumero.
- Kirjaa jokainen ajo omalle rivilleen heti ajon jälkeen, ei viikon päässä.
- Pidä auton matkamittarin lukemia ajan tasalla, pohja laskee automaattisesti ajetut kilometrit.
- Yhteenveto-välilehti laskee summat kuukausittain ja vuosittain, käytä tätä veroilmoituksen lomakkeella 5.
- Tallenna kuukauden lopussa varmuuskopio (esim. PDF muotoon Google Driveen).
Sähköinen vai paperinen: kumpi kannattaa
Verohallinto hyväksyy molemmat. Käytännössä vaihtoehdot ovat:
- Käsin paperilla, paras kun et halua puhelimen riippuvuutta. Riski: vihko unohtuu autoon, kastelu, palaminen.
- Excel/Google Sheets, joustava, mutta vaatii itsenkurin täyttämiseen.
- GPS-sovellukset (eTasku, Driversnote), automaattinen kirjaaminen, vie 1 min/päivä luokitteluun.
- Yritysauton telematiikka, esim. Geotab, Webfleet, soveltuu yrityskäyttöön, kun useita ajoneuvoja.
Pienyrittäjälle GPS-sovellus on yleensä paras valinta, koska se eliminoi unohtamisen riskin ja tuottaa Verohallinnon hyväksymän raportin yhdellä napin painalluksella. Sovellusten hinta 5–15 €/kk.
Säilytys ja tarkastus
Kirjanpitolain (KPL 2:10) mukaan ajopäiväkirja säilytetään 6 vuotta verovuoden päättymisestä. Sähköinen säilytys on laillinen, kunhan tiedot ovat luettavissa ja muuttumattomia. Verohallinto voi tehdä jälkikäteistarkastuksen samana ajanjaksona.
Tarkastuksessa Verohallinto vertaa ajopäiväkirjaa esimerkiksi laskutuksen tai sähköposteissa olevien tapaamiskutsujen kanssa. Jos kalenterissa on tapaaminen Tampereella mutta ajopäiväkirjassa ei ole ajoa Tampereelle samana päivänä, se näyttää epäluotettavalta.
Usein kysytyt, ajopäiväkirjapohja
Onko Excel-pohja virallisesti hyväksyttävä ajopäiväkirja?
Kyllä, kunhan se täyttää Verohallinnon vaatimat kentät ja täytetään reaaliaikaisesti. Jälkikäteen rekonstruoitu Excel ei kelpaa: Verohallinto vaatii että merkinnät tehdään ajon yhteydessä tai välittömästi sen jälkeen.
Miten kauan ajopäiväkirjaa pitää säilyttää?
6 vuotta verovuoden päättymisestä (KPL 2:10). Esimerkiksi vuoden 2026 ajopäiväkirja on säilytettävä 31.12.2032 saakka. Sähköinen säilytys on laillinen, kunhan tiedot ovat luettavissa ja muuttumattomia.
Mitä tapahtuu, jos ajopäiväkirja puuttuu tai on virheellinen?
Verohallinto voi evätä vähennyksen, jos ajoista ei ole luotettavaa selvitystä. Perusteeton vähennysvaatimus voi johtaa veronkorotukseen. Perustaso on 2 % lisätystä tulosta, ja toistuvassa tai ilmeisen piittaamattomassa laiminlyönnissä korotus on 3–10 %. Luonnollisen henkilön vähimmäiskorotus on 75 euroa. Esimerkiksi 4 400 euron perusteettoman vähennysvaatimuksen perustason veronkorotus on 88 euroa; lisäksi maksettavaksi tulee vähennyksen epäämisestä johtuva vero.
Voiko GPS-sovellus korvata käsin täytetyn ajopäiväkirjan?
Kyllä. Sovellukset kuten eTasku, Driversnote, Vismasign Drive tallentavat GPS:n avulla matkan automaattisesti. Yhdistää kuljettajan vain merkitsemään, oliko ajo työ vai yksityinen. Verohallinto hyväksyy nämä, koska ne tuottavat todistettavasti ajantasaisen merkinnän.
Pitääkö sukulaisajot kirjata erikseen?
Pitää: kaikki yksityisajot on merkittävä, vaikka ne olisivatkin omakohtaisia. Yksityisajojen tarkka erottelu työajoista on perusta, jolla auto määritellään yksityis- tai elinkeinovarallisuudeksi. Jos yli 50 % ajoista on yksityisajoja, auto on yksityisvarallisuutta ja lisävähennys on 55 snt/km. Jos yli 50 % on elinkeinoajoja, auto on elinkeinovarallisuutta ja vähennät todelliset kustannukset.
Lähteet
- Tuloverolaki 30.12.1992/1535 (TVL 71–73 §) · Finlex
- Verohallinnon syventävä ohje työmatkakustannusten korvauksista · Verohallinto
- Verohallinnon päätös VH/6575/00.01.00/2025, kilometrikorvaukset 2026 · Verohallinto
- Kirjanpitolaki 30.12.1997/1336 (KPL 2:10) · Finlex
- Laki elinkeinotulon verottamisesta 24.6.1968/360 (EVL 55 §) · Finlex
Artikkeli Markdown-tiedostona: /apu/ajopaivakirjapohja/index.md
Pohja on yleisluonteinen ja täyttää Verohallinnon vaatimukset tavanomaisille työajoille. Erityistapauksissa (linja-autoliikenne, taksiliikenne, kuljetusala) voi olla lisävaatimuksia. Yksittäistapauksissa kannattaa olla yhteydessä omaan kirjanpitäjään tai Verohallinnon henkilökohtaiseen neuvontaan.