Yhteenveto
- Kuittaus: kiitos, tarjouksen toimituspäivä ja puuttuvat tiedot samassa viestissä
- Kieltäytyminen: lyhyt syy riittää, vastaa ripeästi
- Muistutus: ennen voimassaoloajan loppua, yksi selkeä kysymys
- Hyväksyntä: vahvista sovittu sisältö kirjallisesti
- Ostajan hylkäys: hylätty tarjous raukeaa heti (oikeustoimilaki 5 §)
Vastaa tarjouspyyntöön samana tai seuraavana arkipäivänä, vaikka tarjous ei olisi vielä valmis. Hyvä kuittaus kiittää pyynnöstä, kertoo päivän, jolloin tarjous tulee, ja kysyy puuttuvat tiedot. Alla on kahdeksan kopioitavaa viestipohjaa, joilla hoidat tarjouksen koko kaaren kuittauksesta kieltäytymiseen.
Hakasulkeissa olevat kohdat korvataan omilla tiedoilla. Tarjouksen sisältö ja sitovuus on käyty läpi oppaassa tarjouspyyntöön vastaaminen. Viestit alla koskevat sitä, mitä kirjoitat tarjouksen ympärille.
Kiitos tarjouspyynnöstä: kuittaus ja aikataulu
Kuittaus kertoo asiakkaalle, että pyyntö on tullut perille ja joku hoitaa sen. Lupaa vain päivä, jonka pystyt pitämään.
Hei [nimi],
kiitos tarjouspyynnöstä. Käyn tiedot läpi ja lähetän tarjouksen [viikonpäivä ja päivämäärä] mennessä.
Jos haluatte tarjouksen aiemmin tai aikataulussa on jokin ehdoton takaraja, kertokaa siitä, niin katson, miten saan sen sovitettua.
Ystävällisin terveisin
[Nimi]
[Yritys], [puhelin]
Lisätietopyyntö ennen tarjousta
Kysy kaikki puuttuvat tiedot yhdellä kertaa. Numeroitu lista helpottaa vastaamista, ja asiakas voi vastata kohta kohdalta.
Hei [nimi],
kiitos tarjouspyynnöstä. Jotta hinta vastaa oikeaa työtä, tarvitsen vielä muutaman tiedon:
1. [Esimerkiksi: kuinka monta sivua / neliötä / kappaletta työ koskee?]
2. [Milloin työn pitäisi olla valmis?]
3. [Tarvitaanko myös asennus, toimitus tai ylläpito?]
4. [Onko teillä budjettiraamia, johon tarjouksen pitää mahtua?]
Voin myös soittaa, jos se on teille helpompaa. Sopiiko [päivä ja kellonaika]?
Kun saan vastaukset, lähetän tarjouksen [kahden arkipäivän] kuluessa.
Terveisin
[Nimi]
Budjettikysymys tuntuu monesta hankalalta, mutta se säästää molempien aikaa. Jos asiakas ei halua kertoa summaa, voit tarjota kahta vaihtoehtoa: suppeampaa ja laajempaa.
Tarjouksen saateviesti
Saateviesti ei toista tarjousta. Se nostaa esiin hinnan ja voimassaoloajan. Lisäksi se kertoo, mitä asiakkaan pitää tehdä seuraavaksi. Varsinainen tarjous kulkee liitteenä tai samassa viestissä sen alla.
Hei [nimi],
kiitos odottamisesta. Liitteenä on tarjous [työn nimi].
Lyhyesti:
• Hinta: [summa] € + alv [prosentti] % (tai: [summa] € sis. alv)
• Aikataulu: työ valmis [päivämäärä] tai [x viikkoa] tilauksesta
• Tarjous on voimassa [päivämäärä] asti
Tarjous ei sisällä [rajaus, esimerkiksi matkakuluja tai jatkokehitystä]. Jos haluatte, lisään sen erillisenä rivinä.
Hyväksynnäksi riittää vastaus tähän viestiin. Käyn tarjouksen mielelläni läpi myös puhelimessa.
Ystävällisin terveisin
[Nimi]
[Yritys], [Y-tunnus], [puhelin]
Kirjoita voimassaoloaika päivämääränä. Jos tarjouksessa on määräaika vastaukselle, hyväksynnän on oikeustoimilain 2 §:n mukaan saavuttava sinulle sen kuluessa. Liian myöhään tullut hyväksyntä katsotaan uudeksi tarjoukseksi (4 §), jonka voit ottaa vastaan tai hylätä.
Tarjoukseen vastaaminen kieltävästi, kun et ota työtä
Aina ei kannata tarjota. Kalenteri voi olla täynnä, työ voi olla oman osaamisen ulkopuolella tai asiakkaan budjetti ei riitä. Kieltävä vastaus kannattaa lähettää silloinkin, koska asiakas voi palata myöhemmin.
Hei [nimi],
kiitos, että pyysitte tarjousta meiltä. Joudun tällä kertaa jättämään tarjoamatta, koska [kalenterimme on täynnä [kuukausi] loppuun / työ ei kuulu palveluihimme].
[Valinnainen:] Työtä voisi kysyä [yritys tai palvelun tyyppi], joka tekee juuri tällaisia töitä.
Jos aikataulu joustaa tai teillä on myöhemmin muuta [palvelualan] työtä, otan mielelläni uuden pyynnön vastaan.
Ystävällisin terveisin
[Nimi]
Syyn ei tarvitse olla yksityiskohtainen. Jos hinta on syy, voit sanoa sen suoraan: "Tämän laajuisen työn hinta olisi selvästi kertomaanne budjettia korkeampi." Näin asiakas ymmärtää tilanteen eikä odota tarjousta, jota ei tule.
Muistutus tarjouksen perään
Tarjouksen perään kysyminen on osa myyntiä. Hyvä hetki on muutama päivä ennen kuin voimassaoloaika päättyy. Kysy yksi asia, johon on helppo vastata.
Hei [nimi],
lähetin [päivämäärä] tarjouksen [työn nimi]. Se on voimassa [päivämäärä] asti.
Onko teillä kysyttävää tarjouksesta, tai pitäisikö siihen muuttaa jotain? Voin esimerkiksi jakaa työn vaiheisiin tai rajata sisältöä, jos se helpottaa päätöstä.
Terveisin
[Nimi]
Jos vastausta ei kuulu, viimeinen muistutus voi olla yksi lause: "Tarjous päättyy tänään. Jos tilanne on muuttunut, kuittaus riittää, niin en jää odottamaan." Yhteen lauseeseen on helppo vastata.
Tilausvahvistus ja kiitos hyväksynnästä
Kun asiakas hyväksyy tarjouksen, vahvista sovittu sisältö kirjallisesti. Näin molemmat tietävät, mitä on tilattu, ja laskun sisältö on valmiina.
Hei [nimi],
kiitos hyväksynnästä. Vahvistan tilauksen tarjouksen [numero] mukaisesti:
• Työ: [lyhyt kuvaus]
• Hinta: [summa] € + alv [prosentti] %
• Aloitus: [päivämäärä], valmis: [päivämäärä]
• Laskutus: [esimerkiksi työn valmistuttua, maksuehto 14 päivää netto]
Seuraavaksi tarvitsen teiltä [aineiston, avaimet, yhteyshenkilön]. Olen yhteydessä [päivämäärä] ennen aloitusta.
Ystävällisin terveisin
[Nimi]
Tarkista hyväksynnästä, onko asiakas lisännyt ehtoja. Oikeustoimilain 6 §:n mukaan hyväksyntä, jossa on lisäys, rajoitus tai ehto, katsotaan kieltäväksi vastaukseksi ja uudeksi tarjoukseksi. Jos asiakas kirjoittaa "hyväksytään, kunhan valmis viikkoa aiemmin", vastaa muutokseen erikseen ennen kuin aloitat.
Isommissa töissä tilausvahvistuksen jatkoksi sopii sopimus. Pohja on sivulla toimeksiantosopimuksen pohja. Laskun pakolliset tiedot löydät oppaasta laskun tekeminen.
Hylkää saamasi tarjous kohteliaasti: ostajan viesti
Kun olet itse ostaja ja pyysit tarjouksia usealta, vastaa myös niille, jotka eivät saa työtä. Myyjä on käyttänyt tarjoukseen aikaa, ja ilmoitus vapauttaa hänen kalenterinsa.
Hei [nimi],
kiitos tarjouksesta ja siihen käyttämästänne ajasta. Olemme käyneet tarjoukset läpi ja päätyneet tällä kertaa toiseen vaihtoehtoon.
[Valinnainen:] Ratkaisevaa oli [hinta / aikataulu / toteutustapa].
Pidämme yhteystietonne tallessa ja olemme mielellämme yhteydessä, kun tarvitsemme [palvelualan] apua seuraavan kerran.
Ystävällisin terveisin
[Nimi]
[Yritys]
Hylätty tarjous raukeaa, vaikka voimassaoloaikaa olisi vielä jäljellä (oikeustoimilaki 5 §). Jos haluat myöhemmin tilata samalla hinnalla, pyydä myyjältä uusi tarjous.
Kun asiakas hylkää tarjouksesi
Kiitos hylkäyksestä voi tuntua turhalta, mutta se jättää hyvän kuvan. Samalla voit kysyä yhden asian, josta on hyötyä seuraavaan tarjoukseen.
Hei [nimi],
kiitos, että kerroitte päätöksestä. Onnea hankkeeseen.
Jos ehditte, kertoisitteko lyhyesti, mikä ratkaisi valinnan? Tieto auttaa minua tekemään paremman tarjouksen seuraavalla kerralla.
Terveisin
[Nimi]
Kirjaa syy ylös. Kun tarjouksia on kertynyt kymmenkunta, näet, häviätkö useammin hinnassa, aikataulussa vai jossain muussa. Hinnoittelun tarkistamiseen sopii hinnoitteluopas yrittäjälle. Tarjouksesta laskuun etenevä kokonaisuus on koottu laskutuksen perusoppaaseen.
Usein kysytyt: tarjousviestit
Miten vastaan tarjouspyyntöön, jos en ehdi tehdä tarjousta heti?
Lähetä lyhyt kuittaus: kiitä pyynnöstä, kerro päivä, jolloin tarjous tulee, ja kysy puuttuvat tiedot samassa viestissä. Asiakas tietää, että pyyntö on käsittelyssä, eikä jää odottamaan tyhjän päälle.
Miten kieltäydyn tarjouspyynnöstä kohteliaasti?
Kiitä pyynnöstä, kerro lyhyesti syy ja vastaa nopeasti. Syyksi riittää esimerkiksi aikataulu tai se, että työ ei kuulu palveluihisi. Jos tunnet sopivan tekijän, voit mainita sen. Pitkää selittelyä ei tarvita.
Miten hylkään saamani tarjouksen kohteliaasti?
Kiitä tarjouksesta ja siihen käytetystä ajasta, kerro päätöksesi selvästi ja halutessasi yksi syy, kuten hinta tai aikataulu. Hylkäämisen jälkeen tarjous raukeaa, vaikka sen voimassaoloaikaa olisi jäljellä (oikeustoimilaki 5 §).
Onko tarjoukseen pakko vastata, jos en ota sitä vastaan?
Ei. Jos hyväksyvää vastausta ei tule määräajassa, tarjous raukeaa. Kieltävä vastaus on silti kohtelias, ja myyjä voi vapauttaa varaamansa ajan tai materiaalit.
Syntyykö sopimus, jos hyväksyn tarjouksen muutoksin?
Ei sellaisenaan. Oikeustoimilain 6 §:n mukaan hyväksyntä, jossa on lisäys, rajoitus tai ehto, katsotaan kieltäväksi vastaukseksi ja uudeksi tarjoukseksi. Sopimus syntyy, kun toinen osapuoli hyväksyy muutetut ehdot.
Kuinka monta kertaa tarjouksen perään voi muistuttaa?
Yksi muistutus ennen voimassaoloajan loppua ja tarvittaessa toinen päättymispäivänä riittää. Jos vastausta ei silloinkaan tule, kirjaa tarjous rauenneeksi ja jätä ovi auki lyhyellä viestillä.
Lähteet
Viestipohjat ovat yleisiä malleja eivätkä korvaa juridista neuvontaa. Tarjouksen sitovuus ja sopimuksen syntyminen ratkeavat aina tapauksen tosiasioiden ja sovittujen ehtojen perusteella. Julkisissa hankinnoissa noudatetaan hankintayksikön omia ohjeita.