Velkakirjalaki yrittäjälle: tavallinen velkakirja

Velkakirja todistaa velan, mutta yksi paperi ei ratkaise lainan kaikkia ehtoja. Yrityksen lainassa pitää sopia ainakin pääoma, maksuaika, korko, viivästys, vakuudet ja se, kuka vastaa velasta.

Mistä on kyse?

Velkakirjalain 1 § lähtee siitä, että velkakirjan antaja vastaa velkasitoumuksestaan. Tavallinen velkakirja on nimetty velkojalle. Juokseva velkakirja voidaan asettaa haltijalle tai nimetylle henkilölle tai hänen määräämälleen.

Pienen yrityksen omistajalainassa tavallinen velkakirja on yleensä selkein. Sopimuksen pitää vastata todellista rahansiirtoa. Osakeyhtiön hallituksen päätös ja kirjanpitokäsittely dokumentoidaan erikseen.

Toimi näin

1. Nimeä velkoja ja velallinen yksiselitteisesti.
2. Kirjaa pääoma, maksupäivä tai maksuerät.
3. Sovi korko ja viivästyskorko korkolain rajoissa.
4. Kirjaa vakuus, takaus ja ennenaikainen takaisinmaksu.
5. Allekirjoita ja säilytä maksutositteet velkakirjan kanssa.

Esimerkki

Osakas lainaa yhtiölle 10 000 euroa. Velkakirjaan kirjataan tilille siirretty pääoma, eräpäivä, korko ja oikeus maksaa laina aikaisemmin. Hallitus kirjaa päätöksen pöytäkirjaan. Maksu tehdään yhtiön tilille, jotta tapahtuma voidaan todentaa.

Vältä nämä virheet

• Velallinen merkitään epäselvästi yrityksen ja henkilön välillä.
• Korkoa muutetaan jälkikäteen ilman sopimusta.
• Maksueriä ei kuitata, jolloin avoin saldo jää epäselväksi.

Tavallinen vai juokseva velkakirja

Tavallisessa velkakirjassa velkoja on nimetty, ja se sopii yleensä yrityksen, osakkaan tai muun tutun osapuolen väliseen lainaan. Juokseva velkakirja voidaan siirtää tavalla, joka vaikuttaa velallisen väitteisiin ja maksun turvalliseen suorittamiseen. Pienen yrityksen ei pidä käyttää juoksevaa velkakirjaa vain valmiin lomakkeen vuoksi.

Kirjaa pääoma, maksupäivä, korko, eräpäivät, viivästyskorko, vakuus, ennenaikainen takaisinmaksu ja se, milloin koko velka erääntyy. Jos korkoa ei sovita selvästi, osapuolille voi syntyä eri käsitys sekä laina-ajasta että viivästyksestä. Yhtiön päätös ja esteellisyys dokumentoidaan, kun vastapuoli kuuluu lähipiiriin.

Allekirjoitettu asiakirja ei korjaa epärealistista takaisinmaksusuunnitelmaa. Tee maksukykylaskelma ja säilytä maksut pankkitositteina. Vakuuden arvo, panttaus ja vapauttaminen kuvataan niin, että myös ulkopuolinen kirjanpitäjä tai uusi hallitus ymmärtää järjestelyn.

Pidä velkasaldo todennettavana koko laina-ajan

Allekirjoitettu velkakirja on lähtökohta, mutta lainan seuranta jatkuu jokaisen maksun jälkeen. Tee maksutaulukko, jossa näkyvät nostettu pääoma, lyhennykset, korkopäivät, maksetut korot ja jäljellä oleva saldo. Käytä pankkisiirroissa viitettä, joka yhdistää tapahtuman velkakirjaan. Näin kirjanpidon saldo, osapuolten käsitys ja asiakirjat voidaan täsmäyttää myös vuosien kuluttua.

Jos maksuaikaa, korkoa tai vakuutta muutetaan, tee kirjallinen muutos ennen uuden ehdon soveltamista. Merkitse, mitä alkuperäisen velkakirjan kohtaa muutetaan ja mistä päivästä alkaen. Kaikkien niiden osapuolten, joiden vastuuseen muutos vaikuttaa, pitää hyväksyä se. Älä korjaa alkuperäistä asiakirjaa tavalla, joka peittää aiemman ehdon.

Kun laina on maksettu, velkoja kuittaa velan suoritetuksi ja osapuolet säilyttävät loppulaskelman. Jos velkakirja siirretään uudelle velkojalle, dokumentoi siirto ja ilmoita siitä velalliselle asianmukaisesti. Yrityslainassa tarkista lisäksi päätöksenteko, nimenkirjoitusoikeus ja mahdollinen lähipiirisuhde. Hyvä dokumentointi ei korvaa oikeudellista arviota, mutta ehkäisee epäselvyyttä siitä, mitä on sovittu ja maksettu.

Säilytä allekirjoitettu alkuperäinen tai luotettavasti sähköisesti allekirjoitettu kappale niin, että asiakirjan muuttumattomuus voidaan osoittaa. Rajaa käyttöoikeudet, mutta varmista varmuuskopio. Velkasuhteen olennainen asiakirja ei saa jäädä vain yhden henkilön sähköpostiin tai laitteelle.

Lue seuraavaksi Velkakirjapohja ja Yrityksen pankkilaina. Yksityishenkilöiden välisestä lainasta, korottomasta lainasta ja lahjaverosta kerrotaan kirjoituksessa rahan lainaaminen sukulaiselle tai ystävälle. Aiheeseen liittyy myös yrityksen lainasopimus.