Lainasopimus yritykselle: ehdot ja velkakirja

Yrityksen lainassa pitää erottaa kaksi asiaa: sopimus rahan antamisesta ja velkakirja, jolla velallinen tunnustaa velan. Ne voivat olla samassa asiakirjassa, kun ehdot ovat selkeät.

Mistä on kyse?

Lainasopimus kertoo, milloin raha annetaan, mihin sitä saa käyttää ja mitä tapahtuu ehtojen rikkoutuessa. Velkakirjalaki säätelee velkasitoumusta ja sen siirtoa. Korkolaki ohjaa korkoa silloin, kun sopimus ei ratkaise asiaa.

Osakkaan ja yhtiön välisessä lainassa ehdot pitää tehdä markkinaehtoisesti ja dokumentoida. Verotus riippuu lainan suunnasta, ehdoista ja todellisesta takaisinmaksutarkoituksesta.

Toimi näin

1. Tarkista yhtiön nimenkirjoitusoikeus ja päätösvalta.
2. Kirjaa nostopäivä ja lainan käyttötarkoitus.
3. Sovi korko ja eräpäivä. Laadi lisäksi lyhennysaikataulu.
4. Kirjaa vakuudet ja takaukset. Sovi erikseen ennenaikaisesta maksusta.
5. Kirjaa sopimus ja maksut yrityksen kirjanpitoon.

Esimerkki

Osakas lainaa yhtiölle 20 000 euroa kahdeksi vuodeksi. Sopimus sisältää kiinteän koron, neljännesvuosittaiset korot ja neljä lyhennystä. Hallitus hyväksyy lainan, ja raha siirtyy osakkaan tililtä yhtiön tilille viitteellä, joka yhdistää maksun sopimukseen.

Vältä nämä virheet

• Sopimus allekirjoitetaan henkilön nimissä, vaikka velallinen on yhtiö.
• Lainaa kutsutaan pääomasijoitukseksi ilman päätöstä oman pääoman ehdosta.
• Takaisinmaksua ei päivitetä velkasaldoon.

Päätös, sopimus ja maksuliikenne muodostavat ketjun

Yhtiön laina alkaa toimivaltaisesta päätöksestä. Pöytäkirjaan kirjataan vastapuoli, määrä, käyttötarkoitus, keskeiset ehdot ja mahdollinen esteellisyys. Sopimus täsmentää koron, lyhennykset ja vakuudet. Pankkitosite osoittaa, että varat todella siirtyivät sovitulla tavalla.

Osakkaalta yhtiölle annettu laina ja yhtiöltä osakkaalle annettu laina eivät ole verotuksessa peilikuvia. Jälkimmäiseen liittyy erityinen osakaslainasääntely ja varojenjaon riskejä. Käytä veroneuvojaa ennen kuin yhtiö rahoittaa omistajaansa tai tämän lähipiiriä.

Lisää sopimukseen muutosmenettely ja tieto siitä, mitä tapahtuu maksuviiveessä, yritysjärjestelyssä tai vakuuden arvon laskiessa. Jos velka annetaan anteeksi tai ehtoja muutetaan olennaisesti, tee uusi päätös ja arvioi kirjanpito- sekä verovaikutus.

Dokumentoi lähipiirilaina tavallista tarkemmin

Kun lainan osapuolena on yhtiön omistaja, hallituksen jäsen tai heidän lähipiirinsä, tee päätöksenteosta erillinen pöytäkirja. Kirjaa yhtiön rahoitustarve, lainan määrä, korko, vakuudet, takaisinmaksukyky ja peruste sille, miksi järjestely on yhtiön edun mukainen. Esteellinen henkilö ei osallistu omaa sopimustaan koskevaan päätökseen osakeyhtiölain vastaisesti.

Vertaa ehtoja siihen, mitä riippumaton rahoittaja tai sijoittaja voisi vastaavassa riskissä edellyttää. Säilytä vertailun aineisto, kuten pankin tarjous, viitekorko ja vakuuksien arvio. Jos laina on koroton tai vakuudeton, dokumentoi myös tämän liiketaloudellinen peruste. Verokohtelu riippuu lainan suunnasta, korosta ja todellisesta takaisinmaksutarkoituksesta, joten epäselvä järjestely tarkistetaan kirjanpitäjältä tai veroasiantuntijalta ennen allekirjoitusta.

Seuraa lainaa omalla velkatilillä ja täsmäytä saldo sopimuksen maksuaikatauluun. Hallitus käsittelee poikkeamat, maksulykkäykset ja ehtomuutokset ennen niiden toteuttamista. Pelkkä kirjanpitovienti ei korvaa sopimusta tai päätöstä. Kun pääoma ja korot on maksettu, tee loppukuittaus ja säilytä se alkuperäisen sopimuksen, pöytäkirjan ja maksutositteiden kanssa.

Jos laina on tarkoitus muuntaa myöhemmin pääomaksi, älä jätä ehtoa suullisen aikomuksen varaan. Kuvaa mahdollinen konversio, päätökset ja arvostusperiaate erikseen. Tavallinen laina, pääomalaina ja oman pääoman sijoitus vaikuttavat eri tavoin yhtiön asemaan ja kirjanpitoon.

Lue seuraavaksi Velkakirjapohja ja Rahoitusvaihtoehdot. Aiheeseen liittyy myös konkurssi ja liiketoimintakielto.