Matkalasku yhdistää työmatkan ja siitä maksetut korvaukset toisiinsa. Pelkkä kuitti hotellista ei kerro, miksi matka tehtiin tai milloin päivärahan aikarajat täyttyivät.
Yhteenveto
- Merkitse matkan tarkoitus, kohde sekä lähtö- ja paluuaika.
- Erittele päiväraha, kilometrikorvaus, majoitus ja muut kulut.
- Liitä kuitit ja selvitys puuttuvasta tositteesta.
- Toiminimiyrittäjä käyttää tietoja vähennyksen perusteena.
Mistä on kyse?
Työntekijälle maksettavan verovapaan korvauksen pitää perustua matkalaskuun tai vastaavaan selvitykseen. Ajat ratkaisevat osa- ja kokopäivärahan. Reitti, ajoneuvo ja matkustajat ratkaisevat kilometrikorvauksen.
Osakeyhtiön omistaja voi olla yhtiön työntekijä ja saada ehtojen täyttyessä korvauksia. Toiminimiyrittäjä ei maksa itselleen verovapaata päivärahaa tai kilometrikorvausta, vaan tekee lisävähennyksen veroilmoituksella.
Toimi näin
- Kirjaa lähtöpäivä, kellonaika ja lähtöpaikka.
- Kirjaa kohde, työn tarkoitus ja asiakas tai tapahtuma.
- Kirjaa paluupäivä, kellonaika ja paluupaikka.
- Erittele ajoneuvo, kilometrit, matkustajat ja lisäkorotukset.
- Liitä tositteet ja hyväksytä lasku yhtiön prosessin mukaan.
Esimerkki
Matka alkaa Rovaniemeltä 19.9. kello 7.30 ja päättyy 20.9. kello 18.00. Matkalaskuun kirjataan asiakastapaaminen, kohde, reitti, 420 kilometriä ja hotellikuitti. Päivärahat lasketaan matkavuorokausista ja aterioista, eivät kalenteripäivien määrästä.
Vältä nämä virheet
- Matkan tarkoitukseksi kirjoitetaan vain työmatka.
- Kellonajat puuttuvat, vaikka päiväraha riippuu kestosta.
- Toiminimen vähennys käsitellään yhtiön maksamana korvauksena.
Kopioitava matkalaskupohja
| Kenttä | Täytä näin |
|---|---|
| Matkustaja ja yritys | Nimi, Y-tunnus ja kustannuspaikka |
| Matkan tarkoitus | Asiakas, tapahtuma ja työn tavoite |
| Lähtö | Päivä, kellonaika ja paikka |
| Paluu | Päivä, kellonaika ja paikka |
| Reitti ja ajoneuvo | Paikkakunnat, kilometrit ja matkustajat |
| Ateriat | Maksuttomat ateriat matkavuorokausittain |
| Kulut | Laji, summa, alv ja tositteen numero |
| Korvaukset | Päivärahat, kilometrit ja muut korvaukset eriteltynä |
| Hyväksyntä | Päiväys ja hyväksyjä |
Kopioi kentät taulukkolaskentaan omiksi sarakkeikseen. Tee jokaisesta matkasta yksi rivi tai tunniste, jolla kuitit yhdistyvät laskuun. Lisää kaavoihin vuoden 2026 korvausmäärät vasta, kun matkan ehdot on tarkistettu; oikea euromäärä ei tee yksityisestä matkasta työmatkaa.
Kopioi nämä kentät matkalaskupohjaan
Lisää pohjan ylätietoihin matkustajan nimi, yritys, maksupäivä ja pankkitili sekä matkan hyväksyjä. Matkakohtaisiin tietoihin merkitään lähtö- ja paluupäivä kellonaikoineen, lähtöpaikka, kohde, reitti, matkan tarkoitus ja asiakas tai tapahtuma. Jos matkalla on useita kohteita, kirjaa ne aikajärjestyksessä. Näiden tietojen avulla matkan kesto ja yhteys yritystoimintaan voidaan todentaa.
Tee korvauksille omat rivit: osa- tai kokopäiväraha, ulkomaanpäiväraha, ateriavähennykset, kilometrikorvaus lisineen, matkaliput, majoitus ja muut kulut. Oman auton käytöstä merkitään ajoneuvo, ajettu reitti, kilometrit ja mahdolliset matkustajat. Liitä jokaiseen tositteelliseen kuluun kuitin tunniste. Puuttuvasta kuitista kirjoitetaan erillinen selvitys.
Lisää loppuun matkustajan vakuutus tietojen oikeellisuudesta, hyväksyjän nimi ja hyväksymispäivä. Lukitse hyväksytty lasku muutoksilta tai säilytä muutoshistoria. Osakeyhtiö käyttää pohjaa maksettavien korvausten perusteena. Toiminimiyrittäjä käyttää samoja matkatietoja kirjanpidon kuluihin ja veroilmoituksen lisävähennykseen, mutta ei merkitse niitä itselleen maksetuksi verovapaaksi päivärahaksi.
Numeroi matkalaskut tai anna järjestelmän muodostaa yksilöllinen tunniste. Tunniste yhdistää hyväksytyn laskun, kuitit, kirjanpitoviennin ja pankkimaksun. Jos laskua korjataan hyväksymisen jälkeen, tee uusi versio tai korjausmerkintä niin, että alkuperäinen tieto säilyy tarkastettavana. Säilytä koko aineisto kirjanpidon säilytysajan mukaisesti.
Lue seuraavaksi Päiväraha 2026 ja Ajopäiväkirjapohja. Aiheeseen liittyvät myös ateriakorvaus eli ruokaraha 2026 ja yritys laskuttaa yritystä.
Usein kysytyt
Tarvitaanko matkalaskuun kuitit?
Kyllä kulutositteet liitetään. Päiväraha ja kilometrikorvaus perustuvat matkan tietoihin, eivät erilliseen kuittiin.
Voiko matkalaskun tehdä Excelillä?
Voi, kun tiedot, hyväksyntä ja säilytys ovat luotettavat.
Miten kauan matkalasku säilytetään?
Se säilytetään osana kirjanpitoaineistoa soveltuvan lakisääteisen määräajan.
Lähteet
- Työmatkakustannusten korvaukset verotuksessa · Verohallinto
- Matkakustannuspäätös 2026 · Verohallinto