Kun yritys laskuttaa yritystä: B2B-laskun ehdot

Yritys voi laskuttaa toista yritystä, kun myynnistä on sovittu oikeiden sopimusosapuolten välillä. Lasku ei korjaa epäselvää toimeksiantoa. Sen pitää vastata myytyä tavaraa tai palvelua ja oikeaa alv-käsittelyä.

Mistä on kyse?

Tavallisessa kotimaan myynnissä myyjä lisää hintaan sovellettavan arvonlisäveron, jos myyjä on alv-velvollinen eikä myynti ole veroton. Ostaja tarvitsee asianmukaisen laskun vähennysoikeutta varten.

EU-palvelumyynnissä, rakennusalalla ja eräissä muissa tilanteissa verovelvollinen voi olla ostaja. Silloin laskulla pitää olla tilanteeseen kuuluva merkintä, eikä kotimaan yleistä verokantaa lisätä automaattisesti.

Toimi näin

1. Varmista asiakkaan virallinen nimi, Y-tunnus ja laskutusosoite.
2. Kirjaa sopimukseen hinta, alv ja hyväksymiskriteeri.
3. Yksilöi laskulla palvelu, määrä ja toimituspäivä.
4. Lisää eräpäivä, viivästyskorko ja viite.
5. Tarkista poikkeava alv-käsittely ennen laskun lähetystä.

Esimerkki

Konsultti laskuttaa suomalaiselta yritykseltä 1 000 euroa ja 25,5 prosentin alv:n. Matkakulut 100 euroa on sovittu veloitettaviksi osana palvelua. Veron peruste on 1 100 euroa, jos kulut ovat hinnanlisä. Alv on silloin 280,50 euroa.

Vältä nämä virheet

• Kilometrikorvaus laskutetaan verottomana asiakkaalta ilman perustetta.
• Laskulla on markkinointinimi, mutta sopimus on toisen yhtiön nimissä.
• EU-asiakkaan alv-tunnistetta ei tarkisteta.

Kulujen edelleenlaskutus ja käännetty vero

Kun myyjä veloittaa asiakkaalta oman matkansa, materiaalinsa tai muun kulunsa, veloitus on tavallisesti osa myyntipalvelun veron perustetta. Nimeäminen kulukorvaukseksi ei tee siitä verotonta. Läpikulkuerä on eri asia ja edellyttää, että meno on syntynyt asiakkaan nimissä ja lukuun.

Käännetty verovelvollisuus tarkistetaan myynnin lajista ja osapuolista. Rakentamispalvelun kotimainen käännetty vero ja EU-palvelumyynnin yleissääntö eivät ole sama menettely. Laskulle merkitään ostajan verovelvollisuus ja tarvittavat tunnisteet; myyjä ei lisää Suomen yleistä verokantaa vain varmuuden vuoksi.

Sovi tilauksessa työn rajaus, hinta, alv-käsittely, kulut, maksuehto ja hyväksymistapa. Jos lasku riitautetaan, kirjallinen tilaus ja toimituksen näyttö ratkaisevat enemmän kuin laskun pitkä selite.

Yhdistä lasku sopimukseen ja toimitukseen

Toimiva B2B-laskutus alkaa jo tarjouksesta. Käytä sopimuksessa ja laskulla samoja yritysten virallisia nimiä, palvelun kuvausta, hintaa ja arvonlisäverokäsittelyä. Kirjaa tilausnumero, sopimusnumero tai muu viite, jolla ostaja yhdistää laskun hyväksyttyyn hankintaan. Jos laskutus perustuu tunteihin, liitä sovittu työaikaraportti tai hyväksyntä laskutuskaudelta.

Varmista ennen lähetystä, että toimitus on hyväksytty sovitulla tavalla. Dokumentoi sähköpostihyväksyntä, vastaanottokuittaus tai projektijärjestelmän merkintä. Jos osa työstä riitautetaan, laskuta riidaton osa selkeästi ja sovi korjauksesta erikseen. Hyvityslaskussa pitää olla yksiselitteinen viittaus alkuperäiseen laskuun, jotta molempien yritysten kirjanpito ja alv-käsittely pysyvät johdonmukaisina.

Pidä asiakkaan laskutusohjeet yhdessä paikassa. Verkkolaskuosoite, välittäjätunnus, kustannuspaikka ja tilaajan yhteyshenkilö ovat käytännön tietoja, vaikka kaikki eivät ole arvonlisäverolain pakollisia merkintöjä. Tarkista poikkeava verokohtelu ennen ensimmäistä laskua ja tallenna peruste. Näin lasku kertoo saman liiketapahtuman kuin sopimus, toimitusnäyttö ja kirjanpidon myyntitosite.

Sovi myös reklamaatio- ja hyväksymisaika. Pitkä maksuehto ei saa syntyä vahingossa siitä, että lasku kiertää ilman oikeaa tilaajatietoa. Seuraa erääntyviä saatavia viikoittain, lähetä muistutus sovitusti ja dokumentoi keskustelu, jos asiakas kiistää laskun perusteen.

Lue seuraavaksi Laskun tekeminen ja Eräpäivä ja maksuehto.