Ajopäiväkirja on koko kilometrikorvausjärjestelmän kulmakivi. Ilman luotettavaa ajopäiväkirjaa Verohallinto voi evätä korvauksen tai lisävähennyksen jälkikäteistarkastuksessa. Tämä ilmainen Excel-pohja täyttää kaikki Verohallinnon vaatimat kentät ja toimii sekä työnantajan maksamalle korvaukselle että toiminimen lisävähennykselle.
Mitä pohja sisältää
Pohja on rakennettu Verohallinnon syventävän ohjeen mukaisesti. Yhteen riviin kirjataan yksi ajo, ja kaava laskee automaattisesti ajetut kilometrit matkamittarin lukemista. Yhteenvetokenttä summaa kuukausittain ja vuosittain työajot ja yksityisajot erikseen.
| Kenttä | Vaadittu? | Lähde |
|---|---|---|
| Päivämäärä ja kellonaika | Pakollinen | Verohallinto, syventävä ohje |
| Lähtö- ja päätepaikka (osoite) | Pakollinen | Verohallinto |
| Matkamittarin lukema alku/loppu | Pakollinen | Verohallinto |
| Ajetut kilometrit | Pakollinen | Verohallinto |
| Matkan tarkoitus (työ/yksityinen) | Pakollinen | Verohallinto |
| Asiakas tai kohde työajoissa | Pakollinen | Verohallinto |
| Reitti, jos ei ilmiselvä | Suositus | Verohallinto |
| Käyttäjä (jos useita kuljettajia) | Suositus | KKO 2010:6 |
Verohallinnon pakolliset tiedot: yksityiskohdat
Verohallinnon syventävä ohje "Työmatkakustannusten korvaukset verotuksessa" listaa vähimmäissisällön ajopäiväkirjalle. Jokaisen merkinnän on oltava ajantasainen ja yksilöity siten, että ulkopuolinen lukija voi todentaa työn luonteen.
Aika: päivämäärä ja kellonaika (esim. "12.3.2026 klo 8:15"). Pelkkä päivämäärä ei riitä.
Paikka: kadunnimi ja paikkakunta minimissään, mielellään täysi osoite. Pelkkä "asiakkaan luona" ei riitä.
Matkamittari: alku- ja loppulukema kokonaisina kilometreinä. Esim. 145 678 → 145 712 km.
Tarkoitus: "työ" tai "yksityinen". Työajojen kohdalla mainitse asiakas tai työn kohde:
- "Asiakaskäynti, Yritys X Oy, Tampere"
- "Materiaalin nouto Stark Espoo"
- "Koulutus Hubspot Helsinki"
- "Asiakaskäynti" (ei kerro kenelle, missä)
- "Työasioissa" (liian yleinen)
Pohjan käyttöohje
- Lataa ajopaivakirjapohja.xlsx ja avaa Excelissä, LibreOffice Calcissa tai Google Sheetsissä.
- Täytä yläosaan kuljettajan nimi, ajoneuvo ja sen rekisterinumero.
- Kirjaa jokainen ajo omalle rivilleen heti ajon jälkeen, ei viikon päässä.
- Pidä auton matkamittarin lukemia ajan tasalla, pohja laskee automaattisesti ajetut kilometrit.
- Yhteenveto-välilehti laskee summat kuukausittain ja vuosittain, käytä tätä veroilmoituksen lomakkeella 5.
- Tallenna kuukauden lopussa varmuuskopio (esim. PDF muotoon Google Driveen).
Sähköinen vai paperinen: kumpi kannattaa
Verohallinto hyväksyy molemmat. Käytännössä vaihtoehdot ovat:
- Käsin paperilla, paras kun et halua puhelimen riippuvuutta. Riski: vihko unohtuu autoon, kastelu, palaminen.
- Excel/Google Sheets, joustava, mutta vaatii itsenkurin täyttämiseen.
- GPS-sovellukset (eTasku, Driversnote), automaattinen kirjaaminen, vie 1 min/päivä luokitteluun.
- Yritysauton telematiikka, esim. Geotab, Webfleet, soveltuu yrityskäyttöön, kun useita ajoneuvoja.
Pienyrittäjälle GPS-sovellus on yleensä paras valinta, koska se eliminoi unohtamisen riskin ja tuottaa Verohallinnon hyväksymän raportin yhdellä napin painalluksella. Sovellusten hinta 5–15 €/kk.
Säilytys ja tarkastus
Kirjanpitolain (KPL 2:10) mukaan ajopäiväkirja säilytetään 6 vuotta verovuoden päättymisestä. Sähköinen säilytys on laillinen, kunhan tiedot ovat luettavissa ja muuttumattomia. Verohallinto voi tehdä jälkikäteistarkastuksen samana ajanjaksona.
Tarkastuksessa Verohallinto vertaa ajopäiväkirjaa esimerkiksi laskutuksen tai sähköposteissa olevien tapaamiskutsujen kanssa. Jos kalenterissa on tapaaminen Tampereella mutta ajopäiväkirjassa ei ole ajoa Tampereelle samana päivänä, se näyttää epäluotettavalta.
- →
- →
- →
- →
- →
Usein kysytyt, ajopäiväkirjapohja
Onko Excel-pohja virallisesti hyväksyttävä ajopäiväkirja?
Kyllä — kunhan se täyttää Verohallinnon vaatimat kentät ja täytetään reaaliaikaisesti. Jälkikäteen rekonstruoitu Excel ei kelpaa: Verohallinto vaatii että merkinnät tehdään ajon yhteydessä tai välittömästi sen jälkeen.
Miten kauan ajopäiväkirjaa pitää säilyttää?
6 vuotta verovuoden päättymisestä (KPL 2:10). Esimerkiksi vuoden 2026 ajopäiväkirja on säilytettävä 31.12.2032 saakka. Sähköinen säilytys on laillinen, kunhan tiedot ovat luettavissa ja muuttumattomia.
Mitä tapahtuu, jos ajopäiväkirja puuttuu tai on virheellinen?
Verohallinto voi evätä koko vähennyksen jälkikäteistarkastuksessa — jopa useamman vuoden takautuvasti. Lisäksi voi tulla veronkorotus 5–25 % evätystä summasta. Esimerkiksi 8 000 km × 55 snt/km = 4 400 €:n lisävähennyksen menetys voi tarkoittaa marginaaliverolla 42 % noin 1 850 €:n verojen palautusta + veronkorotus 90–460 €.
Voiko GPS-sovellus korvata käsin täytetyn ajopäiväkirjan?
Kyllä. Sovellukset kuten eTasku, Driversnote, Vismasign Drive tallentavat GPS:n avulla matkan automaattisesti. Yhdistää kuljettajan vain merkitsemään, oliko ajo työ vai yksityinen. Verohallinto hyväksyy nämä, koska ne tuottavat todistettavasti ajantasaisen merkinnän.
Pitääkö sukulaisajot kirjata erikseen?
Pitää — kaikki yksityisajot on merkittävä, vaikka ne olisivatkin omakohtaisia. Yksityisajojen tarkka erottelu työajoista on perusta, jolla auto määritellään yksityis- tai elinkeinovarallisuudeksi. Yli 50 % yksityisajoja → yksityisvarallisuus → lisävähennys 55 snt/km. Yli 50 % elinkeinoajoja → elinkeinovarallisuus → todelliset kustannukset.
Disclaimer. Pohja on yleisluonteinen ja täyttää Verohallinnon vaatimukset tavanomaisille työajoille. Erityistapauksissa (linja-autoliikenne, taksiliikenne, kuljetusala) voi olla lisävaatimuksia. Yksittäistapauksissa kannattaa olla yhteydessä omaan kirjanpitäjään tai Verohallinnon henkilökohtaiseen neuvontaan.