Kesäkahvilan ja pop up -kahvilan perustaminen

Kesäkahvilan perustaminen alkaa aukiolopäivistä, ruokalistasta ja myyntipaikasta. Yhden viikonlopun kokeilu ja koko kesän avoinna oleva kahvila tarvitsevat erilaisen suunnitelman. Päätä ensin, kumpaa olet tekemässä. Sen jälkeen voit selvittää rekisteröinnin ja laskea, kuinka monta ostosta päivässä kulut vaativat.

Pop up vai koko kesän kahvila?

Jos aiot jatkaa ympäri vuoden, lue myös kahvilan perustamisen yleisopas. Tässä keskitytään lyhyeen myyntikauteen ja kokeiluun.

Rekisteröimättömän pop up -kahvilan ehdot

Ruokaviraston ohjeen poikkeus koskee enintään 12 toimintapäivää kalenterivuodessa. Myös liikevaihdon ja toiminnan sisällön ehtojen on täytyttävä. Viraston rekisteröintiohjeessa liikevaihtoraja on 20 000 euroa vuodessa. Tämä ei yksin ratkaise verovelvollisuuksia.

Tarjoilu on tarkoitettu heti syötäväksi paikan päällä tai mukaan otettuna. Poikkeus ei kata asiakkaalle kuljettamista tai tuotteiden myyntiä myöhempää säilytystä varten. Raakaa tai lähes raakaa lihaa sekä esimerkiksi graavikalaa, mätiä ja sushia ei saa tarjoilla. Kypsä kala on sallittu. Kuumentamatonta raakamaitoa ei saa tarjoilla. Kokeilussa valmistettua ruokaa ei saa tarjoilla rekisteröidyssä tai hyväksytyssä elintarvikehuoneistossa.

Ohje sallii myös yrityksen tai toiminimen kokeilun. Jo rekisteröity tai hyväksytty elintarviketoimija selvittää sen sijaan myyntipisteen osana omaa toimintaansa. Rekisteröityjä alkutuottajia koskee ohjeessa erillinen poikkeus. Pidä asiakkaan nähtävillä pop up -toiminnan luonne ja vastuuhenkilön nimi.

Lähteet: Ruokaviraston pop up -ohje ja rekisteröintiohje. Lue koko ehtolista ennen kokeilua.

Kesäkahvilan rekisteröinti ja omavalvonta

Kahden kuukauden ajan viitenä päivänä viikossa auki oleva kahvila ylittää pop up -päivärajan. Ota suunnitelma kunnan elintarvikevalvontaan jo ennen vuokrasopimusta. Rekisteröinti-ilmoitus tehdään viimeistään neljä viikkoa ennen aloittamista. Tavallinen rekisteröity toiminta ei edellytä ennakkotarkastusta ennen avaamista.

Omavalvonta kertoo, miten hallitset oman kahvilasi ruokaturvallisuusriskit. Viranomainen ei hyväksy suunnitelmaa ennakolta. Sen pitää vastata todellista toimintaa ja olla esitettävissä ensimmäisellä tarkastuksella. Selvitä kunnasta käsittelyn ja valvonnan maksut; älä budjetoi ilmoitusta automaattisesti maksuttomaksi.

Lähde: Ruokavirasto: rekisteröity elintarviketoiminta.

Myyntipaikka: tarkista muutakin kuin asiakasvirta

Käy paikalla samoina kellonaikoina, jolloin aiot avata. Laske ohikulkijoita sekä aurinkoisena että sateisena päivänä. Selvitä, jäävätkö ihmiset alueelle vai kulkevatko he vain sen läpi.

Sovi alueen tai tilan käytöstä omistajan kanssa. Kunnan rakennusvalvonnalta saat tiedon siitä, soveltuuko tila suunnitelmaasi ja vaativatko rakenteet tai käyttötarkoituksen muutokset lupaa. Elintarviketoiminnan rekisteröinti ei korvaa näitä selvityksiä. Esimerkiksi Helsingissä terassipaikkaan liittyy oma menettely, jonka ehdot riippuvat sijainnista. Helsingin terassilupa on paikallinen esimerkki, ei kaikkien kuntien yhteinen lupamalli.

Myyntivaunu tai telttakoju voi olla liikkuva elintarvikehuoneisto. Rekisteröinnin lisäksi myyntipaikkakunnalle saapumiseen voi liittyä tiedotusvelvollisuus. Tarkista käytäntö oman toiminnan ja tapahtuman mukaan. Helsingin ulkomyyntiohje erottaa rekisteröinnin ja tapahtumissa toimimisesta tiedottamisen.

• Vesi ja pesu: mistä saat käyttöön sopivan veden, ja missä kädet sekä välineet pestään?
• Sähkö ja kylmäsäilytys: riittääkö liitäntä myös kahvinkeittimen ja kylmälaitteen yhtäaikaiseen käyttöön?
• Huolto: missä ovat jäteastiat, varasto ja sovitut WC-tilat?
• Sää: miten suojaat tuotteet sateelta, pölyltä ja helteeltä?

Pidä aloitusmenu hallittavana

Valitse aluksi muutama tuote, joiden valmistuksen ja tarjoilun osaat järjestää myös kiireessä. Kirjoita tuotteiden ainesosat talteen. Suunnittele erikseen kylmäsäilytys, tarjoilu ja hävikin käsittely. Säilytä ostotositteet, jotta tiedät, mistä raaka-aineet tulivat.

Asiakkaalle pitää pystyä kertomaan allergeenit. Pidä työvälineet ja pinnat puhtaina ja huolehdi tuotteiden vaatimista lämpötiloista. Älä valmista ruokaa sairaana. Vastuu turvallisuudesta säilyy myös rekisteröimättömässä kokeilussa. Ilmoita ruokamyrkytysepäilystä kunnan elintarvikevalvontaan. Pop up -ohjeen turvallisuusosio koskee myös pientä myyntipäivää.

Milloin hygieniapassi tarvitaan?

Rekisteröidyssä kahvilassa tehtävä ratkaisee: hygieniapassi vaaditaan pakkaamattomia helposti pilaantuvia elintarvikkeita käsittelevältä, kun tällaista työtä on kertynyt kolme kuukautta. Aiemmat vastaavat työjaksot lasketaan mukaan. Kesätyösopimus ei aloita laskentaa alusta. Hyvä hygienia ja perehdytys tarvitaan alusta lähtien, vaikka passin aikaraja ei vielä täyttyisi. Ruokaviraston hygieniapassiohje auttaa arvioimaan tehtävän.

Paljonko kesäkahvilan pitää myydä päivässä?

Seuraava on oma laskuesimerkki, ei arvio kahviloiden tyypillisistä hinnoista. Oletetaan 40 myyntipäivää, 6 euron keskiostos ilman myynnistä tilitettävää arvonlisäveroa ja 2 euroa muuttuvia kuluja ostosta kohden. Muuttuvaan kuluun sisältyvät tässä raaka-aineet, pakkaukset, maksamisen kulut ja arvio hävikistä.

Kuuden tuhannen euron oletukseen sisällytetään tässä vuokra, laitevuokrat ja muut kauden kiinteät kulut. Se ei sisällä yrittäjän omaa työtä, tuloveroja tai alkuinvestointeja. Jos haluat lisäksi 4 000 euroa oman työn korvaukseen ennen henkilökohtaisia veroja, myyntikatetta tarvitaan 10 000 euroa. Silloin tavoite on 2 500 ostosta kaudessa, keskimäärin 63 päivässä.

Jos sade lyhentää myyntikauden 30 päivään ja kulut pysyvät samoina, viimeinen tavoite nousee 84 ostokseen päivässä. Näin aukiolopäivien määrä vaikuttaa samaan suunnitelmaan. Kirjaa omaan laskelmaasi erikseen investoinnit, rahoitus, vakuutukset ja mahdolliset työntekijäkulut. Laskelman 40 päivän kahvila ei kuulu 12 päivän pop up -poikkeukseen.

Käytä koko laskelmassa samaa ALV-käsittelyä: huomioi vähennyskelpoinen vero tai kuluksi jäävä vero oman tilanteesi mukaan. Kannattavuuslaskuri auttaa kokeilemaan omia hinta- ja kuluoletuksia.

Käynnistyslista ennen ensimmäistä myyntipäivää

1. Rajaa kokeilu. Kirjaa myyntipäivät, menu ja se, missä tuotteet valmistetaan.
2. Selvitä paikka. Hanki omistajan lupa ja käy tilojen sekä toimintamallin ehdot läpi kunnan kanssa.
3. Laske oma päivämyyntitavoite. Pyydä todelliset vuokra- ja laitetarjoukset ennen hankintoja.
4. Järjestä työ. Sovi ostot, valmistelu, myynti ja sulkeminen. Laske työtunneiksi myös siivous.
5. Harjoittele pienellä erällä. Mittaa, kauanko kymmenen tilauksen tekeminen kestää ja minne jono muodostuu.
6. Kerro aukiolo selkeästi. Julkaise paikka, päivät ja mahdollinen säävaraus samassa kanavassa, josta asiakas ne löytää myöhemminkin.
7. Seuraa toteumaa. Kirjaa myynti, ostosten määrä, hävikki ja työtunnit päivittäin. Päätä niiden perusteella jatkosta.

Yritysmuodon ja muiden perustamisvaiheiden suunnitteluun voit käyttää liiketoimintasuunnitelman opasta. Lyhyt kokeilu on hyödyllinen vasta, kun tiedät, mitä sillä yrität selvittää.

Viranomaisohjeet tarkistettu 8.9.2026. Paikalliset maksut ja myyntipaikan ehdot selvitetään toimintakunnasta. Kannattavuusluvut ovat yllä kuvattu esimerkki.