Toiminimen kirjanpito-ohjelma: näin vertaat

Kirjanpito-ohjelma ei poista yrittäjän vastuuta eikä tee epäselvästä kuitista oikeaa. Hyvä ohjelma säästää aikaa toistuvissa kirjauksissa ja tuottaa aineiston, jonka saat myös ulos palvelusta.

Mistä on kyse?

Toiminimi voi käyttää yhdenkertaista kirjanpitoa, jos lain ehdot täyttyvät. Tilinpäätösvelvollisuus arvioidaan erikseen. Ohjelman pitää sopia omaan tapaan hoitaa kirjanpitoa eikä vain näyttää helpolta myyntisivulla.

Jos kirjanpitäjä jatkaa aineiston käsittelyä, kysy häneltä hyväksytyt tiedostomuodot ja pankkiyhteydet. Halpa ohjelma voi tulla kalliiksi, jos sama aineisto syötetään kahdesti.

Toimi näin

1. Kirjaa tarvittavat ilmoitukset ja raportit.
2. Testaa kuitin kuvaus, tiliöinti ja pankkitapahtuman kohdistus.
3. Tee koekuukausi oikeankaltaisilla tapahtumilla.
4. Vie päiväkirja, pääkirja, tositteet ja asiakasrekisteri ulos.
5. Kysy kirjanpitäjältä, voiko hän jatkaa samassa ympäristössä.

Esimerkki

Ohjelma A maksaa 10 euroa kuukaudessa, mutta pankkiyhteys 8 euroa ja verkkolaskut erikseen. Ohjelma B maksaa 25 euroa ja sisältää ne. Kymmenen verkkolaskun ja päivittäisen pankkisyötteen yritykselle B voi olla halvempi, vaikka otsikkohinta on suurempi.

Vältä nämä virheet

• Ohjelma valitaan ennen kirjanpidon prosessin suunnittelua.
• Veroilmoituksen tuki oletetaan ilman tarkistusta.
• Aineisto jää palveluun muodossa, jota ei saa siirrettyä.

Valitse ohjelma aineistovirran mukaan

Ohjelmavertailu alkaa siitä, miten myynti syntyy. Verkkokauppa tarvitsee maksupalvelun ja alv-erittelyjen tuonnin. Konsultti tarvitsee laskutuksen, pankkiyhteyden ja matkalaskut. Käteismyynti tai varasto lisää omat vaatimuksensa. Tee lista tapahtumista ennen ilmaisen kokeilun aloittamista.

Testaa yhdellä oikeaa arkea vastaavalla kierroksella: lähetä lasku, kirjaa ostokuitti, täsmäytä pankkitapahtuma, tee alv-raportti ja vie aineisto kirjanpitäjälle. Tarkista, säilyvätkö alkuperäiset tositteet, saako aineiston ulos yleisessä muodossa ja mitä vienti maksaa palvelun päättyessä.

Yhdenkertainen kirjanpito ei tee puutteellisesta aineistosta hyväksyttävää. Ohjelman pitää tukea oman toimintasi kirjanpitotapaa ja veroilmoitusta. Jos tilitoimisto hoitaa kirjanpidon, valitse ensin yhteistyömalli ja vasta sitten ohjelma; rinnakkaiset järjestelmät lisäävät sekä työtä että virheriskiä.

Testaa vaihto pois ennen kuin sitoudut

Ohjelmistovertailussa tärkeä testi on se, saatko kaiken aineiston ulos ymmärrettävässä muodossa. Vie kokeilujakson lopussa päiväkirja, pääkirja, tuloslaskelma, tase tai yhdenkertainen veroraportti, tositteet sekä asiakas- ja tuoterekisteri. Tarkista, säilyvätkö tositteen ja kirjauksen väliset yhteydet. Pelkkä PDF-raportti ei välttämättä riitä, jos uusi kirjanpitäjä tarvitsee konekielisen siirron.

Kokeile samalla tavallista työpäivää. Kuvaa ostokuitti, kohdista pankkitapahtuma, tee hyvityslasku ja korjaa väärä alv-kanta. Selvitä, syntyykö muutoksista luotettava kirjausketju ja näkeekö kirjanpitäjä samat tiedot. Tarkista pankkiyhteyden, verkkolaskujen ja kuittisovelluksen hinnat erikseen, sillä lisäosat voivat ylittää peruspaketin hinnan.

Pyydä palveluntarjoajalta kirjallinen vastaus aineiston säilytykseen, varmuuskopioihin ja sopimuksen päättymiseen. Selvitä, kuinka kauan aineisto on ladattavissa irtisanomisen jälkeen ja kuka vastaa lakisääteisestä säilytyksestä. Valitse ohjelma vasta, kun sekä koekuukausi että poistumistesti onnistuvat. Näin ohjelman vaihtaminen ei myöhemmin katkaise kirjanpidon aukotonta kirjausketjua.

Arvioi myös käyttöoikeudet. Kirjanpitäjän, työntekijän ja yrittäjän ei tarvitse nähdä tai muuttaa samoja tietoja. Kaksivaiheinen tunnistautuminen, tapahtumaloki ja rajatut roolit pienentävät virheriskiä. Tarkista, veloitetaanko jokaisesta käyttäjästä tai hyväksyjästä erikseen.

Lue seuraavaksi Toiminimen kirjanpito ja laskutus ja Laskutuksen perusopas. Aiheeseen liittyy myös tilitoimiston hinta 2026.